Der Wirtschaftlichkeitsvergleich: Einsparungen einer Kooperation sauber berechnen

Diese Arbeitshilfe beschreibt eine Methode, die sich an den Vorgaben der hessischen Förderung orientiert. Sie ist keine amtliche Vorlage.

Was vergleicht der Wirtschaftlichkeitsvergleich?

Der Vergleich stellt zwei Zahlen gegenüber: die Summe der heutigen Kosten aller beteiligten Kommunen im betroffenen Aufgabenbereich und die Gesamtkosten des geplanten Kooperationsverbunds. Die Landesberatungsstelle beschreibt genau diese Gegenüberstellung als Inhalt der rechnerischen Darlegung im Förderantrag: Die Gesamtkosten des Verbunds sollen mindestens 15 Prozent niedriger sein als die Summe der bisherigen Kosten [Beratungsstelle: Fördervoraussetzungen]. Die Rahmenvereinbarung formuliert die Schwelle als Einsparung von mindestens 15 Prozent der personellen und sächlichen Ausgaben pro Jahr [Rahmenvereinbarung IKZ 2021].

Wie baut man die Rechnung auf?

Bewährt hat sich ein dreistufiger Aufbau:

Stufe 1: Ist-Kosten je Kommune. Für jede Kommune werden die Kosten des Aufgabenbereichs erfasst, am besten auf Basis des letzten Jahresabschlusses:

Kostenart	Beispiele
Personal	Stellenanteile mit Entgelt, Arbeitgeberanteilen, Versorgungszuschlag
Sachkosten	Software-Lizenzen und Wartung, Büromaterial, Fortbildung
Räume und Technik	anteilige Miete oder kalkulatorische Kosten, Hardware
Fahrzeuge und Geräte	Abschreibung, Unterhaltung, Versicherung
Gemeinkosten	anteilige Leitung, Querschnittsdienste

Stufe 2: Soll-Kosten des Verbunds. Für die Kooperation wird ein Organisationsmodell entworfen: Wie viele Stellen braucht die gemeinsame Einheit, welche Technik, welche Räume? Dazu kommen Kosten, die erst durch die Kooperation entstehen, etwa Fahrten zwischen Standorten oder eine Koordinationsstelle.

Stufe 3: Vergleich und Einsparquote. Die Einsparquote ergibt sich aus der Differenz zwischen Ist-Summe und Soll-Kosten, geteilt durch die Ist-Summe. Liegt sie bei mindestens 15 Prozent, ist die Förderschwelle erreicht.

Was darf zusätzlich eingerechnet werden?

Die Rahmenvereinbarung erlaubt ausdrücklich, Investitionsfolgeaufwendungen bei der Berechnung zu berücksichtigen [Rahmenvereinbarung IKZ 2021]. Für die Fusion von Ortsteilfeuerwehren präzisiert das Ministerium, dass Verzinsung und Abschreibung für Investitionen in Gebäude und Fahrzeuge, die bei Fortbestand der einzelnen Wehren nötig wären, ebenso eingerechnet werden dürfen wie entfallende Bewirtschaftungskosten und Entschädigungen für Funktionsdienste [Beratungsstelle: Feuerwehr]. Der Gedanke lässt sich übertragen: Wer durch die Kooperation eine sonst fällige Investition vermeidet, darf deren jährliche Folgekosten als Einsparung ansetzen, sollte die Annahme aber belegen.

Welche Fehler sollte man vermeiden?

Die häufigsten Fehler machen Ergebnisse angreifbar:

• Unterschiedliche Bezugsjahre: Ist-Kosten aus verschiedenen Jahren oder Planwerten statt Ergebnissen.
• Fehlende Umstellungskosten: Software-Migration, Schulungen und doppelte Besetzung in der Übergangszeit werden vergessen.
• Stellen, die es nicht gibt: Eingesparte Stellen, die tatsächlich nicht wegfallen, weil niemand ausscheidet und keine andere Verwendung geplant ist.
• Verschobene Kosten: Aufgaben, die aus der Kooperation herausfallen, aber in den Kommunen weiter Kosten verursachen.
• Kein Zeitplan: Einsparungen, die erst nach Jahren wirken, werden als sofortige dargestellt.

Woran orientieren sich gute Berechnungen?

Gute Berechnungen sind transparent und überprüfbar. Ein Beispiel für eine veröffentlichte Unterlage ist die Einsparberechnung der OZG-Kooperation um Volkmarsen, die die Landesberatungsstelle zusammen mit Vereinbarung und Beschlussvorlage zum Download stellt [Beratungsstelle: Digitalisierung]. Ein Beispiel für eine konkret bezifferte Einsparung ist die gemeinsame Vergabestelle von Sontra, Hessisch Lichtenau und Witzenhausen mit rund 50.000 Euro Personal- und Sachkosten pro Jahr [Innenministerium, PM 10.09.2026].

Warum lohnt sich Ehrlichkeit?

Ehrliche Zahlen lohnen sich, weil die Rechnung später überprüft wird. Die Rahmenvereinbarung verlangt im fünften Jahr der Kooperation einen Abschlussbericht über die Erfüllung der Kriterien; fallen die Voraussetzungen vorher weg, kann die Zuweisung zurückgefordert werden [Rahmenvereinbarung IKZ 2021]. Eine vorsichtige Rechnung, die übertroffen wird, ist besser als eine optimistische, die im Abschlussbericht erklärt werden muss.

Ein vereinfachtes Rechenbeispiel

Ein vereinfachtes, frei gewähltes Beispiel zeigt die Logik. Drei Gemeinden führen ihre Kassen bisher getrennt. Gemeinde A wendet dafür 1,5 Stellen auf, B 1,2 Stellen, C 1,0 Stellen; dazu kommen je Gemeinde Software- und Sachkosten. Die Summe aller Kosten ergibt die Ausgangsgröße. Die gemeinsame Kasse soll mit 3,0 Stellen auskommen, eine gemeinsame Softwarelizenz nutzen und in vorhandenen Räumen arbeiten; neu entstehen Kosten für eine Datenleitung und Fahrten.

Liegen die Gesamtkosten des Verbunds danach um mindestens 15 Prozent unter der Ausgangsgröße, ist die Förderschwelle erreicht. Entscheidend ist der Nachweis, wie der Personalabbau von 3,7 auf 3,0 Stellen tatsächlich erreicht wird, etwa durch einen Ruhestand oder die Übernahme anderer Aufgaben. Ohne diesen Nachweis ist die Einsparung nur auf dem Papier vorhanden.

Welche Rolle spielt die Förderung in der Rechnung?

Die Förderung gehört nicht in die Einsparberechnung, sondern daneben. Die Rahmenvereinbarung verlangt, dass die Zuwendung in einem angemessenen Verhältnis zu den erzielten Einsparungen steht [Rahmenvereinbarung IKZ 2021]. Eine Kooperation, die nur wegen des Zuschusses wirtschaftlich erscheint, erfüllt diesen Gedanken nicht.