Der Förderantrag: Unterlagen, Dienstweg und Verfahren

Hinweis vorab: IKZ Hessen ist keine Behörde. Wir nehmen keine Anträge entgegen und geben keine Auskunft über laufende Verfahren. Hier steht deshalb nur, wie der Antrag beim Land funktioniert.

Wohin geht der Antrag?

Der Antrag geht an das Hessische Innenministerium, und zwar elektronisch auf dem Dienstweg. Die Rahmenvereinbarung bestimmt außerdem, dass die Aufsichtsbehörden dem Antrag eine bewertende Stellungnahme beifügen [Rahmenvereinbarung IKZ 2021]. Praktisch bedeutet der Dienstweg: Die Kommunen reichen den Antrag über ihre Kommunalaufsicht ein, die ihn mit ihrer Einschätzung weiterleitet. Wer früh mit der Aufsicht spricht, vermeidet Rückfragen.

Welche Unterlagen gehören dazu?

Ein vollständiger Antrag besteht nach den Hinweisen der Landesberatungsstelle aus vier Kernbestandteilen [Beratungsstelle: Fördervoraussetzungen]:

1. Antragsschreiben einer der beteiligten Kommunen als Gruppenantrag, das das Kooperationsprojekt darstellt und erläutert.
2. Beschlüsse der Gemeindevertretungen, Stadtverordnetenversammlungen oder Kreistage, die Zusammenarbeit in den beschriebenen Bereichen durchzuführen, in Kopie.
3. Vertragliche Grundlage, die auf den Beschlüssen aufbaut: in der Regel eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung, bei einem Zweckverband die Verbandssatzung.
4. Einsparberechnung, die zeigt, dass die Kooperation mindestens 15 Prozent spart: eine Gegenüberstellung der bisherigen Personal- und Sachkosten jeder Kommune mit den Gesamtkosten des Verbunds.

Ergänzend können Gutachten, Untersuchungsergebnisse oder Presseberichte beigefügt werden [Beratungsstelle: Fördervoraussetzungen]. Die Landesberatungsstelle stellt zudem ein Muster einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung bereit [Beratungsstelle: Fördervoraussetzungen].

Was muss inhaltlich im Antrag stehen?

Der Antrag ist formlos, muss aber überzeugen. Die Rahmenvereinbarung verlangt, die inhaltlichen und zeitlichen Abläufe der konkreten Kooperation und die Erfüllung der Anerkennungskriterien so genau darzustellen, wie es zum Zeitpunkt der Antragstellung möglich ist [Rahmenvereinbarung IKZ 2021]. Hilfreich ist eine klare Gliederung:

• Ausgangslage in jeder Kommune, mit Stellen und Kosten;
• Ziel und Umfang der Kooperation, mit Aufgabenkatalog;
• gewählte Rechtsform und Begründung;
• Zeitplan bis zum Vollbetrieb;
• Einsparberechnung mit nachvollziehbaren Annahmen;
• Darstellung, wie die Kooperation mindestens fünf Jahre gesichert wird.

Was gilt für besondere Kooperationen?

Für einige Kooperationen gelten zusätzliche Anforderungen. Bei Kooperationen von Feuerwehren muss die Zustimmung der betroffenen Feuerwehren und des zuständigen Kreisbrandinspektors vorliegen [Rahmenvereinbarung IKZ 2021]. Bei Fusionen von Ortsteilfeuerwehren verlangt das Land außerdem die Niederschrift einer Aktivenversammlung, in der die Mehrheit der aktiven Mitglieder zugestimmt hat [Beratungsstelle: Feuerwehr]. Für Gemeindeverwaltungsverbände und Fusionen empfiehlt sich, Vorbereitungszuschüsse für eine Machbarkeitsstudie gesondert zu beantragen, bevor über die eigentliche Kooperation entschieden wird.

Wie geht es nach dem Antrag weiter?

Nach dem Eingang prüft das Ministerium, ob die Kriterien erfüllt sind, und bewilligt nach Maßgabe der Haushaltsmittel und nach Anhörung des Finanzministeriums und der kommunalen Spitzenverbände; einen Rechtsanspruch gibt es nicht [Rahmenvereinbarung IKZ 2021]. Die Zuweisung wird in einer Summe ausgezahlt, sobald die Kommunen dem Inhalt des Bewilligungserlasses zugestimmt haben. Im fünften Jahr der Kooperation ist ein Abschlussbericht vorzulegen, der die zweckentsprechende Verwendung und die Einhaltung der Kriterien belegt [Rahmenvereinbarung IKZ 2021].

Typische Fehler

Anträge verzögern sich meist aus vermeidbaren Gründen: Beschlüsse fehlen oder decken nicht denselben Aufgabenumfang ab wie die Vereinbarung; die Einsparberechnung vergleicht unterschiedliche Jahre oder lässt Umstellungskosten weg; die Vereinbarung ist kürzer als fünf Jahre kündbar. Die Checkliste für ein IKZ-Projekt hilft, solche Lücken vor der Einreichung zu schließen.

Wie bereitet man die Gremienbeschlüsse vor?

Weil der Antrag auf den Beschlüssen der Vertretungen aufbaut, sollten diese von Anfang an so formuliert sein, dass sie zum Antrag passen. Bewährt hat sich ein gleichlautender Beschlusstext für alle Partner, der drei Dinge enthält: die Zustimmung zur Zusammenarbeit im genau bezeichneten Aufgabenbereich, die Zustimmung zum Wortlaut der Vereinbarung oder Satzung als Anlage und die Ermächtigung, einen Förderantrag zu stellen. Die Beschlussvorlage sollte die Einsparberechnung und die Laufzeit der Kooperation enthalten, damit die Gremien wissen, worauf sie sich festlegen.

Unterschiedliche Beschlussfassungen bei den Partnern sind eine häufige Ursache für Verzögerungen. Wenn eine Vertretung den Text ändert, müssen die anderen in der Regel erneut beschließen. Eine Abstimmung der Entwürfe zwischen den Verwaltungen vor den Sitzungen spart diese Runde.

Nach der Bewilligung beginnt die Pflicht zur Dokumentation. Es empfiehlt sich, von Anfang an eine Akte zu führen, in der Kosten, Stellen und Kennzahlen der Kooperation jährlich festgehalten werden. Dann lässt sich der Abschlussbericht im fünften Jahr ohne große Rekonstruktion erstellen.