Vergabewesen gemeinsam: die interkommunale Vergabestelle

Warum bündeln Kommunen ihre Vergaben?

Kommunen bündeln ihre Vergaben vor allem, um Rechtssicherheit zu gewinnen. Vergabeverfahren sind kompliziert, und Fehler führen zu Nachprüfungsverfahren, Verzögerungen oder Rückforderungen von Fördermitteln. Die Landesberatungsstelle beschreibt den Anlass der ersten hessischen Vergabekooperationen genau so: Die Kommunen brauchten mehr Fachwissen durch spezialisierte Mitarbeiter, um Vergabeverfahren rechtssicher durchzuführen; zugleich sinke durch die gemeinsame Erledigung der Verwaltungsaufwand, und größere Beschaffungsmengen brächten günstigere Preise [Beratungsstelle: Vergabewesen].

Das Innenministerium betont bei der jüngsten Förderung denselben Punkt: Durch die Bündelung der Kompetenzen könnten einheitliche Qualitätsstandards gesetzt und Verfahren von der Ausschreibung bis zur Vergabe mit einem Höchstmaß an Rechtssicherheit durchgeführt werden [Innenministerium, PM 10.09.2026].

Rechtsform, Förderung, Steuer und Vergabe bei der Vergabestelle

• Rechtsform: Für eine gemeinsame Vergabestelle passt eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung mit Mandatierung nach § 24 Abs. 1 Nr. 2 KGG: Die Verantwortung für die Beschaffung bleibt bei jeder Kommune, die Vergabestelle führt nur die Verfahren durch [OFD Frankfurt, Vfg. 04.02.2022].
• Genehmigung: Öffentlich-rechtliche Vereinbarungen sowie Zweckverbands- und Anstaltssatzungen genehmigt die Kommunalaufsicht; das Regierungspräsidium Darmstadt nennt diese Genehmigungen ausdrücklich unter seinen Aufgaben [RP Darmstadt, Zweckverbandsrecht].
• Förderung: Das Vergabewesen gehört zu den Geschäften der laufenden Verwaltung, deren gemeinsame Erledigung die Rahmenvereinbarung fördert. Die Regelzuwendung beträgt 75.000 Euro bei drei und 100.000 Euro bei mehr als drei Kommunen, 50.000 Euro, wenn ausnahmsweise zwei Kommunen genügen; ein Gemeindeverwaltungsverband kann 150.000 Euro je Gemeinde erhalten. Die Rahmenvereinbarung 2021 tritt am 1. Dezember 2026 außer Kraft [Rahmenvereinbarung IKZ 2021]. Die Vergabestelle von Sontra, Hessisch Lichtenau und Witzenhausen erhielt 75.000 Euro [Innenministerium, PM 10.09.2026].
• Umsatzsteuer: Erstatten die Partner der Sitzkommune die Kosten der Vergabestelle, liegt bei der Mandatierung nach der Oberfinanzdirektion Frankfurt grundsätzlich ein Leistungsaustausch vor, der nur unter den Voraussetzungen des § 2b UStG nicht steuerbar ist [OFD Frankfurt, Vfg. 04.02.2022].
• Vergabe: Die Kooperation selbst ist bei einer Mandatierung ein Auftrag zwischen öffentlichen Auftraggebern. § 108 Abs. 6 GWB nimmt ihn aus, wenn er eine Zusammenarbeit auf Grundlage einer Kooperationsvereinbarung zur Erreichung gemeinsamer Ziele begründet, die Durchführung ausschließlich vom öffentlichen Interesse bestimmt ist, die Partner weniger als 20 Prozent der betroffenen Tätigkeiten am Markt erbringen und kein privater Dritter bevorzugt wird [§ 108 GWB]. Eine Übertragung der Zuständigkeit ohne Vergütung für vertragliche Leistungen wäre dagegen interne Organisation und kein Auftrag [BT-Drs. 18/6281, S. 80].

Den Vergleich aller Formen zeigt die Übersicht Rechtsformen, die vergaberechtliche Prüfung die Arbeitshilfe Vergaberecht bei IKZ.

Welche Beispiele gibt es in Hessen?

Die Entwicklung begann 2014 mit einer Anfrage des Landkreises Darmstadt-Dieburg, ob das Land eine gemeinsame Auftrags- und Vergabestelle mit sieben weiteren Kommunen fördern würde [Beratungsstelle: Vergabewesen]. 2017 folgte eine große Kooperation im Landkreis Groß-Gerau, die nach Darstellung der Beratungsstelle hessenweit als Leuchtturmprojekt bekannt wurde [Beratungsstelle: Vergabewesen]. Weitere Beispiele sind Baunatal mit Schauenburg, Neu-Isenburg mit Heusenstamm sowie Kooperationen in den Landkreisen Odenwald, Fulda und Hersfeld-Rotenburg mit ihren kreisangehörigen Kommunen [Beratungsstelle: Vergabewesen].

Das jüngste dokumentierte Beispiel stammt aus Nordhessen: Die Städte Sontra, Hessisch Lichtenau und Witzenhausen arbeiten seit dem 1. Juli 2026 bei der Auftragsvergabe zusammen; das Land fördert die gemeinsame Vergabestelle in Sontra mit 75.000 Euro, und die drei Städte sparen nach Angaben des Landes rund 50.000 Euro Personal- und Sachkosten pro Jahr [Innenministerium, PM 10.09.2026].

Wie ist eine gemeinsame Vergabestelle organisiert?

Eine gemeinsame Vergabestelle wird meist bei einer Kommune oder beim Landkreis angesiedelt und arbeitet im Auftrag der anderen. Die Aufgabenteilung folgt einem klaren Prinzip:

Bei der beauftragenden Kommune	Bei der Vergabestelle
Entscheidung über Bedarf und Budget	Wahl der Verfahrensart
Leistungsbeschreibung in der Sache	Vergabeunterlagen, Bekanntmachung
Gremienbeschlüsse, Zuschlagsentscheidung	Bieterkommunikation, Prüfung, Dokumentation
Vertragsabwicklung und Abnahme	Vorbereitung des Zuschlags, Information der Bieter

Was sollte die Vereinbarung regeln?

Neben Kosten und Personal sind bei einer Vergabestelle Haftung und Dokumentation zentral. Die Vereinbarung sollte festlegen, wer bei einem Fehler im Verfahren haftet, wie Rügen und Nachprüfungsanträge bearbeitet werden, welche Wertgrenzen gelten, ab denen die Vergabestelle eingeschaltet werden muss, und wie Vergabeakten aufbewahrt werden. Eine Kostenverteilung nach Zahl und Art der Verfahren ist fairer als eine pauschale Aufteilung nach Einwohnern.

Wie misst man den Erfolg einer Vergabestelle?

Der Erfolg einer Vergabestelle zeigt sich weniger an eingesparten Stellen als an der Qualität der Verfahren. Geeignete Kennzahlen sind die Zahl der Verfahren je Jahr, die Dauer von der Bedarfsmeldung bis zum Zuschlag, die Zahl der Rügen und Nachprüfungsverfahren und der Anteil der Verfahren, in denen mehrere wirtschaftliche Angebote eingingen. Ein jährlicher Bericht an alle beteiligten Kommunen schafft Transparenz und hilft, die Kostenverteilung anzupassen, wenn eine Kommune deutlich mehr Verfahren beauftragt als geplant.

Welche Fehler sollte man vermeiden?

Häufige Fehler bei Vergabestellen sind zu niedrige Wertgrenzen, die die Vergabestelle mit Kleinstverfahren überlasten, unklare Verantwortung für Leistungsbeschreibungen und fehlende Abstimmung über gemeinsame Beschaffungen. Der größte Hebel einer Vergabestelle liegt nicht in der Abwicklung einzelner Verfahren, sondern in gebündelten Ausschreibungen für alle Partner, etwa für Strom, Büromaterial oder Fahrzeuge. Diese Möglichkeit sollte die Vereinbarung ausdrücklich vorsehen.