Fachtagungen, Kongresse und Austauschformate zur interkommunalen Zusammenarbeit

Welche Austauschformate gibt es?

Für den Austausch über interkommunale Zusammenarbeit haben sich in Hessen drei Formate bewährt: Fachtagungen und Kongresse zu einem Aufgabenfeld, Fortbildungen für Verwaltung und Kommunalpolitik und der direkte Besuch bei einer Kommune, die ein ähnliches Projekt bereits umgesetzt hat. Sie ergänzen sich, weil sie unterschiedliche Fragen beantworten: Die Tagung zeigt, was möglich ist, die Fortbildung vermittelt das Handwerk, der Praxisbesuch zeigt, was im Alltag hakt.

IKZ Hessen bietet keines dieser Formate an. Wir beschreiben sie, damit Sie einschätzen können, welches für Ihre Situation passt.

Was leisten thematische Fachtagungen?

Fachtagungen bündeln Erfahrungen zu einem bestimmten Aufgabenfeld und bringen Verwaltung, Aufsicht und Politik an einen Tisch. Das frühere Kompetenzzentrum für Interkommunale Zusammenarbeit hat solche Tagungen über Jahre zu einzelnen Feldern ausgerichtet. Ein Beispiel dokumentiert die heutige Landesberatungsstelle selbst: Bereits 2011 fand ein erster Kongress zum Freiwilligen Polizeidienst statt, im Mai 2017 ein weiterer zum Freiwilligen Polizeidienst und zum Ordnungswesen [Beratungsstelle: Ordnungswesen]. Für die weitreichenden Formen der Zusammenarbeit, also Gemeindeverwaltungsverband und Fusion, nennt die Beratungsstelle zentrale Kongresse für Bürgermeister, Gemeindevertreter und Stadtverordnete als eines ihrer Mittel [Beratungsstelle: Verwaltungsstrukturen].

Eine Fachtagung lohnt sich vor allem in der Frühphase, wenn eine Kommune noch sortiert, welche Aufgaben überhaupt in Frage kommen. Sie zeigt außerdem, welche Fragen die Aufsicht stellt und wie andere sie beantwortet haben.

Welche Fortbildungen gibt es für Verwaltung und Ehrenamt?

Fortbildungen vermitteln das Handwerk: Vertragsgestaltung, Haushaltsrecht, Steuerfragen. Für kreisangehörige Kommunen bietet das dem Hessischen Städte- und Gemeindebund angegliederte Freiherr-vom-Stein-Institut regelmäßig Veranstaltungen für haupt- und ehrenamtliche Kommunalpolitik und Verwaltungsbeschäftigte an [Beratungsstelle: Partner]. Für ehrenamtliche Mitglieder von Gemeindevertretungen sind solche Angebote besonders wertvoll, weil sie vor einer weitreichenden Abstimmung oft wenig Zeit zur Einarbeitung haben.

Warum ist der Besuch bei einer Praxiskommune so wertvoll?

Der Besuch bei einer Kommune, die ein vergleichbares Projekt schon umgesetzt hat, beantwortet Fragen, die auf keiner Tagung zur Sprache kommen: Wie lief die Software-Umstellung, wie haben die Beschäftigten reagiert, was würde man heute anders machen? Die Landesberatungsstelle bietet ausdrücklich an, solche Kontakte herzustellen, etwa für Fusionen von Ortsteilfeuerwehren oder für Bauhofkooperationen [Beratungsstelle: Feuerwehr; Beratungsstelle: Bauhof].

Für einen ergiebigen Praxisbesuch helfen ein paar Vorbereitungen:

1. Fragen vorher schriftlich schicken, damit die Gastgeber Unterlagen heraussuchen können.
2. Nicht nur die Verwaltungsspitze, sondern auch die Leitung des betroffenen Fachbereichs und, wenn möglich, den Personalrat sprechen.
3. Nach Zahlen fragen, die nachprüfbar sind: Stellen vorher und nachher, Fallzahlen, Bearbeitungszeiten.
4. Die Vereinbarung oder Satzung erbitten, die die Kooperation trägt.

Wie findet man aktuelle Termine?

Aktuelle Termine veröffentlichen die Veranstalter selbst. Die Kommunale Beratungs- und Unterstützungsstelle im Innenministerium führt auf ihrer Website eine eigene Rubrik für Veranstaltungen [Beratungsstelle: Veranstaltungen]. Die kommunalen Spitzenverbände informieren ihre Mitglieder über eigene Kanäle. Wir verlinken keine Einzeltermine, weil sie schnell veralten.

Woran erkennt man eine fachlich ergiebige Veranstaltung?

Nicht jede Veranstaltung mit IKZ im Titel hilft bei einem konkreten Vorhaben weiter. Ein paar Merkmale sprechen für eine ergiebige Tagung:

• Auf dem Podium stehen Kommunen, die ein Projekt umgesetzt haben, und nicht nur Anbieter von Software oder Beratung.
• Es wird über Zahlen gesprochen, etwa über Stellen, Fallzahlen und Kosten vor und nach der Kooperation.
• Aufsichtsbehörden oder Finanzverwaltung sind vertreten, sodass rechtliche Fragen direkt geklärt werden können.
• Die Unterlagen werden im Nachgang zur Verfügung gestellt, damit Teilnehmende sie in ihren Gremien verwenden können.

Veranstaltungen, die vor allem ein Produkt vorstellen, können nützlich sein, ersetzen aber keinen Austausch mit Praxiskommunen.

Wie teilt man Erfahrungen, wenn das eigene Projekt läuft?

Wer eine Kooperation erfolgreich umgesetzt hat, kann anderen viel ersparen. Sinnvoll ist eine kurze, nüchterne Dokumentation: Ausgangslage, Rechtsform, Zeitplan, Kosten vor und nach dem Start, Probleme und ihre Lösung. Solche Berichte sind in Gremien anderer Kommunen oft überzeugender als jede Hochglanzbroschüre, weil sie auch zeigen, was nicht geklappt hat.

Was bleibt nach einer Tagung zu tun?

Eine Tagung ersetzt keine eigene Prüfung. Wer mit Ideen zurückkommt, sollte sie in eine strukturierte Vorbereitung überführen: Bestandsaufnahme, Kostenvergleich, Klärung von Steuer- und Vergabefragen, Einbindung der Gremien. Die Checkliste für ein IKZ-Projekt führt durch diese Schritte; typische Projekttypen beschreibt die Übersicht Projekttypen.