Checkliste für ein IKZ-Projekt: von der Idee bis zum Abschlussbericht

Die Checkliste fasst Erfahrungswerte und die Anforderungen der hessischen Förderung zusammen. Sie ist eine Arbeitshilfe, keine amtliche Vorgabe.

Phase 1: Idee und Partner

Am Anfang steht die Frage, welche Aufgabe mit wem geteilt werden soll. Prüffragen:

• Welches Problem soll die Kooperation lösen: Kosten, Personalmangel, Qualität, Vertretung?
• Welche Nachbarn haben ein ähnliches Problem und eine ähnliche Verwaltungskultur?
• Gibt es bereits Kooperationen, auf denen man aufbauen kann?
• Ist die Verwaltungsspitze aller Partner bereit, Zeit in die Vorbereitung zu investieren?

Für einen ersten Austausch eignet sich eine informelle Runde der Bürgermeisterinnen und Bürgermeister, für eine strukturierte Vorbereitung eine kommunale Arbeitsgemeinschaft.

Phase 2: Bestandsaufnahme

Ohne belastbare Zahlen gibt es keine tragfähige Entscheidung. Prüffragen:

• Welche Aufgaben, Fallzahlen und Stellenanteile gibt es heute bei jedem Partner?
• Welche Software wird eingesetzt, und wann laufen Verträge aus?
• Welche Räume, Fahrzeuge und Geräte werden genutzt?
• Welche Beschäftigten scheiden in den nächsten Jahren aus?

Phase 3: Konzept, Rechtsform, Wirtschaftlichkeit

Aus der Bestandsaufnahme entsteht ein Organisationsmodell. Prüffragen:

• Wo sitzt die gemeinsame Stelle, wie viele Stellen braucht sie?
• Welche Rechtsform passt: Vereinbarung, Zweckverband, Anstalt, Gesellschaft? Siehe Rechtsformen.
• Delegation oder Mandatierung?
• Ergibt der Wirtschaftlichkeitsvergleich mindestens 15 Prozent Einsparung, wie es die Förderung verlangt [Rahmenvereinbarung IKZ 2021]?
• Ist die Kooperation auf mindestens fünf Jahre angelegt [Rahmenvereinbarung IKZ 2021]?

Bei Gemeindeverwaltungsverband oder Fusion gehört an diese Stelle eine Machbarkeitsstudie.

Phase 4: Steuer und Vergabe

Zwei Rechtsfragen werden oft zu spät gestellt. Prüffragen:

• Fließen Kostenerstattungen oder Umlagen, und sind sie nach § 2b UStG steuerbar? Die Übergangsregel gilt nur für Leistungen vor dem 1. Januar 2027 [§ 27 UStG]. Siehe § 2b UStG.
• Ist die Beauftragung des Partners oder der gemeinsamen Einrichtung vergaberechtlich als Inhouse-Geschäft oder horizontale Zusammenarbeit ausgenommen? Siehe Vergaberecht.
• Sind Datenschutz und Auftragsverarbeitung geregelt?

Phase 5: Beteiligung, Beschlüsse, Genehmigung

Jetzt wird das Konzept politisch und rechtlich verbindlich. Prüffragen:

• Sind Beschäftigte und Personalräte informiert und beteiligt?
• Liegt der Entwurf von Vereinbarung oder Satzung der Aufsicht zur Vorprüfung vor?
• Beschließen alle Vertretungskörperschaften denselben Text?
• Ist die Genehmigung der Aufsicht beantragt? Das Regierungspräsidium Darmstadt etwa genehmigt Zweckverbands- und Anstaltssatzungen sowie öffentlich-rechtliche Vereinbarungen [RP Darmstadt, Zweckverbandsrecht].

Phase 6: Förderantrag

Mit den Beschlüssen kann der Antrag gestellt werden. Prüffragen:

• Liegen Antragsschreiben, Beschlüsse, Vereinbarung oder Satzung und Einsparberechnung vor [Beratungsstelle: Fördervoraussetzungen]?
• Bei Feuerwehrkooperationen: Liegen die Zustimmungen der Feuerwehren und des Kreisbrandinspektors vor [Rahmenvereinbarung IKZ 2021]?
• Ist der Antrag elektronisch auf dem Dienstweg eingereicht [Rahmenvereinbarung IKZ 2021]?

Einzelheiten stehen auf der Seite Antrag. Die Förderung ist kein Rechtsanspruch, und die Rahmenvereinbarung von 2021 gilt bis zum 1. Dezember 2026 [Rahmenvereinbarung IKZ 2021].

Phase 7: Umsetzung und Nachweis

Die eigentliche Arbeit beginnt nach dem Beschluss. Prüffragen:

• Gibt es einen Projektplan mit Stichtagen für Software, Personal und Räume?
• Werden Kennzahlen vor und nach dem Start erhoben?
• Gibt es einen Lenkungskreis, der Probleme früh erkennt?
• Ist der Abschlussbericht im fünften Jahr vorbereitet, der Verwendung und Einhaltung der Kriterien nachweist [Rahmenvereinbarung IKZ 2021]?

Wer diese Fragen beantwortet hat, hat die wichtigsten Stolpersteine hinter sich. Für alles Weitere ist die Beratungsstelle des Landes der richtige Ansprechpartner [Beratungsstelle IKZ].

Wer sollte im Projektteam sitzen?

Ein IKZ-Projekt braucht ein kleines, verbindliches Team, das über alle Phasen zusammenbleibt. Bewährt hat sich eine Besetzung aus einer Projektleitung, die bei einer der beteiligten Kommunen angesiedelt ist und Zeit dafür bekommt, den Leitungen der betroffenen Fachbereiche aller Partner, einer Person aus der Kämmerei für Kostenvergleich und Steuerfragen, einer Vertretung der Personalräte und bei Bedarf dem Rechtsamt oder dem kommunalen Spitzenverband. Die Bürgermeisterinnen und Bürgermeister bilden einen Lenkungskreis, der Grundsatzentscheidungen trifft und die Gremien informiert.

Welche Unterlagen sollten am Ende vorliegen?

Am Ende der Vorbereitung sollte ein Ordner mit wenigen, klaren Dokumenten stehen: die Bestandsaufnahme mit Zahlen je Kommune, das Organisationsmodell, der Wirtschaftlichkeitsvergleich, die steuerliche und vergaberechtliche Einschätzung, der Entwurf von Vereinbarung oder Satzung, ein Personalkonzept, ein Zeitplan und eine Kommunikationsplanung für Beschäftigte und Öffentlichkeit. Dieselben Unterlagen bilden später die Grundlage für Gremienvorlagen, Förderantrag und Abschlussbericht. Wer sie sorgfältig anlegt, schreibt nichts doppelt.

Zum Schluss ein Hinweis zur Reihenfolge: Die Phasen überlappen sich in der Praxis. Steuer- und Vergabefragen etwa sollten schon während der Konzeptphase mitlaufen, nicht erst danach. Die Gliederung dient der Orientierung, nicht als starrer Ablaufplan.