Onlinezugangsgesetz: digitale Verwaltungsleistungen gemeinsam umsetzen

Was verlangt das Onlinezugangsgesetz von Kommunen?

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund und Länder, ihre Verwaltungsleistungen auch digital über Verwaltungsportale anzubieten. Kommunen sind ausdrücklich erfasst: Nach § 1 OZG gilt das Gesetz für Verwaltungsleistungen der Länder einschließlich der Gemeinden, Gemeindeverbände und der sonstigen unter Landesaufsicht stehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts [§ 1 OZG]. Vom Bauantrag über die Gewerbeanmeldung bis zum Anwohnerparkausweis betrifft das große Teile der kommunalen Arbeit.

Die Landesberatungsstelle hat die Umsetzung früh als Chance für einen Digitalisierungsschub beschrieben, zugleich aber auf das Kernproblem hingewiesen: Für eine erfolgreiche Umsetzung braucht es IT-Sachverstand vor Ort, und gerade kleinere Kommunen tun sich schwer, geeignete Fachkräfte zu finden und zu bezahlen [Beratungsstelle: Digitalisierung].

Rechtsform, Förderung, Steuer und Vergabe bei OZG-Kooperationen

• Rechtsform: OZG-Kooperationen siedeln die gemeinsamen IT-Fachkräfte meist bei einer federführenden Kommune an, wie Volkmarsen für seine Partner [Beratungsstelle: Digitalisierung]. Rechtlich passt dafür eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung nach §§ 24 ff. KGG, als Delegation oder Mandatierung [OFD Frankfurt, Vfg. 04.02.2022]. Wie Beschäftigte den Partnern zur Verfügung gestellt werden, erklärt die Arbeitshilfe Personalgestellung.
• Genehmigung: Öffentlich-rechtliche Vereinbarungen sowie Zweckverbands- und Anstaltssatzungen genehmigt die Kommunalaufsicht; das Regierungspräsidium Darmstadt nennt diese Genehmigungen ausdrücklich unter seinen Aufgaben [RP Darmstadt, Zweckverbandsrecht].
• Förderung: Das Land fördert gezielt Kooperationen, die kleineren Kommunen beim Anwerben von IT-Personal helfen [Beratungsstelle: Digitalisierung], und hat 2021 den gemeinsamen IT-Spezialisten ausdrücklich als förderfähig hervorgehoben [Innenministerium, PM 2021]. Die Regelzuwendung beträgt 75.000 Euro bei drei und 100.000 Euro bei mehr als drei Kommunen, 50.000 Euro, wenn ausnahmsweise zwei Kommunen genügen; ein Gemeindeverwaltungsverband kann 150.000 Euro je Gemeinde erhalten. Die Rahmenvereinbarung 2021 tritt am 1. Dezember 2026 außer Kraft [Rahmenvereinbarung IKZ 2021].
• Umsatzsteuer: Erstatten die Partner der federführenden Kommune die Personalkosten, liegt bei einer Mandatierung grundsätzlich ein Leistungsaustausch vor; auch eine Personalüberlassung gegen Kostenerstattung kann die Unternehmereigenschaft begründen, und § 2b UStG ist jeweils zu prüfen [OFD Frankfurt, Vfg. 04.02.2022].
• Vergabe: Überträgt eine Kommune die Aufgabe mit voller Zuständigkeit und ohne Vergütung für vertragliche Leistungen (Delegation), ist das interne Organisation und kein öffentlicher Auftrag [BT-Drs. 18/6281, S. 80]. Erledigt die federführende Kommune die Digitalisierung der Partner dagegen nur gegen Kostenerstattung (Mandatierung), ist das ein Auftrag, der nur unter den Bedingungen des § 108 Abs. 6 GWB ausschreibungsfrei bleibt [§ 108 GWB].

Den Vergleich aller Formen zeigt die Übersicht Rechtsformen, die vergaberechtliche Prüfung die Arbeitshilfe Vergaberecht bei IKZ.

Warum ist Kooperation hier besonders sinnvoll?

Kooperation ist sinnvoll, weil jede Kommune im Kern dieselben Leistungen digitalisieren muss und die knappste Ressource das Personal ist. Eine Gemeinde mit 4.000 Einwohnern kann kaum eine IT-Stelle ausschreiben, die mit privaten Arbeitgebern konkurriert; sechs Gemeinden gemeinsam können ein kleines Team finanzieren, das Online-Dienste einführt, Beschäftigte schult und Abläufe anpasst. Das Land fördert deshalb gezielt solche Modelle: Ziel des Programms ist, Kommunen beim Anwerben von IT-Personal zu helfen, wobei neben dem OZG auch die Digitalisierung von Fachverfahren und Fragen der Cyber- und IT-Sicherheit genannt werden [Beratungsstelle: Digitalisierung]. Bei der Verlängerung des Förderprogramms 2021 hob das Innenministerium ausdrücklich hervor, dass auch die Einstellung eines gemeinsamen IT-Spezialisten für kleinere Kommunen gefördert werden kann [Innenministerium, PM 2021].

Welche Beispiele gibt es?

Die Landesberatungsstelle stellt mehrere Kooperationen aus dem Landkreis Waldeck-Frankenberg und seiner Nachbarschaft vor [Beratungsstelle: Digitalisierung]:

Kooperation	Hinweise
Diemelstadt, Volkmarsen, Zierenberg, Breuna, Diemelsee, Willingen (Upland)	eine der ersten OZG-Kooperationen, seit 01.01.2021, Federführung Volkmarsen
Gemünden (Wohra), Frankenau, Frankenberg (Eder), Rosenthal, Haina (Kloster)	weitere Kooperation im Landkreis
Waldeck, Lichtenfels, Vöhl, Edertal	weitere Kooperation im Landkreis
Battenberg, Hatzfeld, Allendorf (Eder), Bromskirchen, Burgwald	weitere Kooperation im Landkreis

Die Liste aller geförderten IKZ-Projekte zeigt, dass Digitalisierung nach dem OZG seit Februar 2021 zu den häufig geförderten Themen gehört; die ersten Bewilligungen, darunter für die Kooperation um Allendorf (Eder), stammen vom 22. Februar 2021 [Förderliste IKZ 2008–2026].

Was gehört in eine OZG-Kooperationsvereinbarung?

Eine OZG-Kooperation braucht klare Regeln zu Personal, Aufgaben und Prioritäten. Folgende Punkte sollten geregelt sein:

1. Anstellungskörperschaft: Bei welcher Kommune sind die IT-Fachkräfte angestellt, und wie werden sie den Partnern zur Verfügung gestellt?
2. Arbeitsprogramm: Welche Leistungen werden in welcher Reihenfolge digitalisiert, und wer entscheidet bei Konflikten über Prioritäten?
3. Kostenverteilung: nach Einwohnern, nach Zeitaufwand oder als Mischung aus Sockel und Verbrauch.
4. Technik: Welche Portale und Fachverfahren werden eingesetzt, und wer betreut Schnittstellen zu Landes- und Bundesdiensten?
5. Sicherheit und Datenschutz: Zuständigkeiten für Informationssicherheit und für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Bei der Kooperation um Volkmarsen hat die Landesberatungsstelle Einsparberechnung, Vereinbarung und Beschlussvorlage als Muster zum Download gestellt [Beratungsstelle: Digitalisierung]. Solche Unterlagen sind ein guter Ausgangspunkt, ersetzen aber keine eigene Prüfung.

Woran erkennt man eine gelungene OZG-Kooperation?

Eine gelungene OZG-Kooperation zeigt sich nicht an der Zahl der freigeschalteten Online-Formulare, sondern daran, ob Anträge tatsächlich digital ankommen und ohne Medienbruch bearbeitet werden. Sinnvolle Kennzahlen sind der Anteil digital eingegangener Anträge je Leistung, die Bearbeitungszeit und die Zahl der Rückfragen. Eine Kooperation, die nur Formulare einstellt, die Sachbearbeitung aber auf Papier belässt, spart weder Zeit noch Geld.

Wie hängt das mit anderen Feldern zusammen?

Digitalisierung berührt fast alle anderen Kooperationsfelder. Wer gemeinsam ein Ordnungsamt oder ein Standesamt führt, braucht abgestimmte Online-Dienste; wer gemeinsam IT betreibt, kann die OZG-Umsetzung dort ansiedeln. Hintergrund zur gemeinsamen IT-Infrastruktur steht im Artikel IT und Cybersicherheit, zur telefonischen Erreichbarkeit im Artikel zur Behördennummer 115.

Welche Rolle spielt das Land?

Neben der IKZ-Förderung unterstützt das Land die kommunale Digitalisierung über eigene Fachabteilungen und Programme. Für die IKZ ist vor allem wichtig, dass die geförderten Stellen nicht isoliert arbeiten: Die Landesberatungsstelle verweist bei den OZG-Projekten auf die zuständige Abteilung für Cyber- und IT-Sicherheit und Verwaltungsdigitalisierung im Innenministerium [Beratungsstelle: Digitalisierung]. Wer eine Kooperation plant, sollte klären, welche Landes- und Bundesdienste genutzt werden können, damit die gemeinsamen Fachkräfte nicht Lösungen entwickeln, die es bereits gibt.